Buchhaltung für Selbstständige: Alles Wichtige im Überblick

Zu dem Author Philipp Faulhaber: Philipp ist bei sevdesk als Steuerfachangestellter und DATEV Experte tätig. Philipp spielt eine wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung und dem reibungslosen Ablauf der buchhalterischen Prozesse bei sevdesk.

Als selbstständige:r Unternehmer:in kommst du nicht um die Buchhaltung herum – sie ist essenziell, um deine Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten. Gerade am Anfang kann es jedoch überwältigend wirken, alles richtig zu machen. Wo fängt man an, wie werden Geschäftsvorfälle korrekt erfasst und was ist zu tun, wenn Kunden nicht zahlen? In diesem Beitrag zeigen wir dir, was du zur Buchhaltung für Selbstständige wissen musst und wie du häufige Fehler vermeidest. 

Genau genommen sind Freiberufler:innen und Freelancer:innen nicht verpflichtet eine Buchhaltung zu führen, jedoch unterscheiden sich die Pflichten für die Steuererklärung kaum von denen der selbstständigen Gewerbetreibenden. Daher ist eine professionelle Buchhaltung dennoch wertvoll für Freiberufler:innen und Freelancer:innen, insbesondere wenn sie eine Geschäftsidee erfolgreich umsetzen wollen. 

Die Buchhaltung ist das Herzstück deiner Finanzen, besonders wenn du dich selbstständig machen möchtest. Mit einer gut geführten Buchhaltung weißt du immer, wie es um deine Liquidität steht und ob du im laufenden Jahr einen Überschuss oder Verlust erzielst. Die meisten Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht und müssen bilanzieren. Dies kann komplex und zeitaufwendig sein, besonders wenn man wenig Vorkenntnisse hat. Doch keine Sorge, es gibt auch Selbstständige und Unternehmen, die sehr einfachen Formen der Buchführungspflicht unterliegen. Überprüfe also zunächst, welchen Pflichten du in der Buchführung überhaupt nachkommen musst.  

Ob du deine Buchhaltung selbst erledigen solltest, hängt sicherlich teilweise davon ab, wie hoch dein Umsatz ist und wie gut du dich mit Buchhaltung auskennen oder dich dafür interessierst. Solltest du viele Rechnungen pro Monat ausstellen, kann dich der bloße Aufwand der Buchführung als Solo-Selbstständige:r oder Freiberufler:in schnell überwältigen. In diesem Fall macht es Sinn, die Buchhaltung an externe Expert:innen auszulagern. Andernfalls ist es möglich, dass dir das Einarbeiten in die Thematiken sogar Spaß macht. Zu deiner Unterstützung findest du zahlreiche Hilfestellungen und Gleichgesinnte, die vor den gleichen Fragestellungen stehen oder standen wie du, beispielsweise wenn es darum geht, ein Start-up zu gründen.

Freiberufler:innen und kleinere Einzelunternehmen, mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro oder einem Gewinn unter 80.000 Euro, unterliegen einer vereinfachten Buchführung. Diese basiert auf der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), bei der lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. Dies erleichtert den Überblick und reduziert den Aufwand erheblich. Mit der Gegenüberstellung der Ein- und Ausgaben in der EÜR ermittelst du deinen Gewinn. Besonders wichtig zu verstehen, wenn du ein Online Business aufbauen möchtest.

Freiberufler:innen unterliegen stets und unabhängig vom Einkommen oder Gewinn ihrer Tätigkeit der einfachen Buchführung. Die Bezeichnung des Freiberuflers ist allerdings bestimmten Berufsgruppen wie Ärzte und Ärztinnen, Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen, Künstler:innen oder in lehrenden Tätigkeiten vorbehalten.  Ist dein Unternehmen eine Kapitalgesellschaft oder hast du ein Gewerbe angemeldet und dein jährlicher Umsatz liegt über 800.000€ bzw. dein jährlicher Gewinn über 80.000€, bist du zur doppelten Buchführung und somit zur Bilanzierung verpflichtet.  

Auch wenn der Gesetzgeber die doppelte Buchführung für dein Unternehmen nicht vorschreibt, solltest du als Freiberufler:in oder Selbstständige:r dennoch darüber nachdenken, dies zu tun. Bei der Buchhaltung geht es für dich um deine Liquidität und einer detaillierten Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben. Eine gute Übersicht über Finanzen befähigt dich, auf Veränderungen reagieren zu können, seien es steuerliche, saisonale oder wirtschaftliche Einflüsse.  

Zu beachten ist auch die Aufbewahrungspflicht von Belegen und Aufzeichnungen. Sollte das Finanzamt Einblick in deine Unterlagen erhalten wollten, musst du die Zettelwirtschaft der letzten Monate oder sogar Jahre zusammentragen. Das kann ganz schön aufwendig werden. 

Deshalb lohnt sich die Buchführung auch Freiberufler:innen und Selbstständige, unabhängig davon, ob du der Buchführung verpflichtet bist oder nicht.  

Ein entscheidender Teil der Buchhaltung ist die regelmäßige Erfassung aller Belege. Ordne deine Belege chronologisch und erfasse die Geschäftsvorfälle. Als Optionen stehen dir hierfür Excel Listen oder eine übersichtliche Ordnerstruktur auf deinem Laptop zur Verfügung. Um es dir einfacher zu machen, kannst du Buchhaltungsprogramme nutzen oder sonstige Softwareanbieter mit einer Belege-Scan-App, das Belege für dich digitalisiert und kategorisiert. Damit sind deine Daten in der Software gesichert.  

Um Aufträge zu generieren, solltest du regelmäßig Angebote schreiben. Diese sollten klar und verbindlich formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Achte darauf, dass deine Angebote die Leistungen und Preise deutlich aufführen. 

Nachdem du deine Leistungen erbracht hast, stelle sicher, dass du rechtzeitig und korrekt Rechnungen stellst. Achte dabei auf alle Pflichtangaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) und setze ein klares Zahlungsziel. So verhinderst du Zahlungsausfälle und hast eine Basis für das Mahnwesen.  Um eine Rechnung nach rechtlichen Vorgaben korrekt zu erstellen, kann dir ebenfalls ein Buchhaltungsprogramm helfen. 

Sollte ein Kunde oder eine Kundin nicht zahlen, ist schnelles Handeln gefragt. Erstelle eine Offene-Posten-Liste und überprüfe sie regelmäßig. Verschicke rechtzeitig Zahlungserinnerungen und Mahnungen, um deine Liquidität zu sichern.  Es gibt zahlreiche Tools unter den Buchhaltungssoftwares, die dir diese Übersicht weitestgehend automatisieren. So wird die Pflege einer Liste hinfällig.  

Tipp: Behalte Fristen und Termine immer im Auge 

Als Selbstständige:r solltest du ausstehende Rechnungen nicht versäumen. So kannst du Mahngebühren sparen. Zeitgleich lohnt es sich auch für dich auf die zeitnahe Begleichung deiner Rechnungen zu bestehen. Es kann helfen, wenn du dir Termine für das Schreiben deiner Rechnungen setzt, die für deine Branche gängig sind. Solltest du auf die Bezahlungen deiner Rechnungen warten müssen, kann sich das negativ auf deinem Bankkonto bemerkbar machen. Trau dich daher bei deinen Kunden und Kundinnen nachzuhaken oder Mahnungen herauszuschicken.  Neben den Fristen zu Einnahmen und Ausgaben, die du tätigst, sollten Unternehmer:innen bei ihrer Buchführung stets die geltenden rechtlichen Fristen für Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärung im Kopf haben. Manchmal kann uns eine Prüfung oder der Ärger mit den Behörden sehr schnell auf dem falschen Fuß erwischen, wenn du diese verpasst. Markiere dir diese am besten im Kalender mit Erinnerung und plane dir eine notwendige Pufferzeit zur Abgabe ein.  

Selbstständige und Unternehmer:innen müssen in der Regel, entweder monatlich oder quartalsweise ihre Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Das kann über Steuerberater:innen abgewickelt werden oder du setzt eine Buchhaltungssoftware ein, die das mit wenigen Klicks für dich überführt. Mit den richtigen Tools wird die Umsatzsteuervoranmeldung zum Kinderspiel.  

Wichtiger Tipp: Kleinunternehmer:innen, deren Umsatz die Grenze von 22.000€ nicht überschreitet, sind von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Sie müssen jedoch auf ihren Rechnungen diese Regelung ausweisen und dürfen keine Vorsteuer abziehen. 

Am Jahresende dient die EÜR dazu, deinen Überschuss, also Gewinn zu ermitteln. Stelle deine Betriebseinnahmen und -ausgaben gegenüber. Dies kannst du manuell in einer Excel-Tabelle oder mithilfe einer Buchhaltungssoftware machen. Für buchführungspflichtige Unternehmen ist hingegen eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erforderlich. 

Deine EÜR reichst du zu deiner jährlichen Steuererklärung an das Finanzamt ein. Mit der Steuererklärung wird dann ermittelt, ob du zu viele oder zu wenige Steuern entrichtet hast.  Die passende Buchhaltungssoftware wie z.B sevdesk unterstützt dich auch hier im korrekten Umgang mit deiner Buchhaltung in der Steuererklärung.  

Zur Ermittlung deiner Steuerlast bist du verpflichtet eine Steuererklärung einzureichen. Zum Stichtag solltest du folgende Dokumente beim Finanzamt einreichen: 

Lesetipp: 14 clevere Steuertipps: So sparen Selbstständige einfach und effektiv bei den Steuern 

Selbst kleine Fehler können in der Buchhaltung große Auswirkungen haben. Achte besonders auf folgende Punkte: 

Eine gut organisierte Buchhaltung ist für Selbstständige unverzichtbar, besonders wenn du planst, eine Firma zu gründen. Sie hilft dir, den Überblick über deine Finanzen zu behalten, steuerliche Pflichten zu erfüllen und Fehler zu vermeiden. Nutze Buchhaltungssoftware, um dir die Arbeit zu erleichtern und Zeit zu sparen. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: dein Unternehmen erfolgreich zu führen. 

Mit diesen Tipps bist du bestens gerüstet, um die Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen und deine Selbstständigkeit auf ein solides finanzielles Fundament zu stellen. 

Von Philipp Faulhaber

Tax Consultant - BuHa + DATEV Experte bei sevdesk