14 clevere Steuertipps: So sparen Selbstständige einfach und effektiv bei den Steuern
Zu dem Author Philipp Faulhaber: Philipp ist bei sevdesk als Steuerfachangestellter und DATEV Experte tätig. Philipp spielt eine wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung und dem reibungslosen Ablauf der buchhalterischen Prozesse bei sevdesk.
Möchtest du als Selbstständige:r oder Freiberufler:in nicht nur deine Geschäftsidee erfolgreich umsetzen, sondern auch Steuern sparen, ohne stundenlang Dokumente durchzusehen? Ob du gerade dabei bist, einen Businessplan zu erstellen oder ein online Business aufzubauen, in diesem Beitrag stellen wir dir die besten Steuertipps vor, die dir helfen können, eine höhere Steuererstattung zu erzielen – egal, ob du schon lange selbstständig bist oder gerade dabei bist, deine eigene Firma zu gründen.
Steuertipp 1: Sorgfältige Steuererklärung
Als Selbstständige:r bist du verpflichtet, jedes Jahr eine Steuererklärung abzugeben. Du hast dafür bis zum 31. Juli des Folgejahres Zeit, mit einem oder einer Steuerberater:in sogar bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres. Viele Selbstständige reichen eine unvollständige Einkommensteuererklärung ein, weil sie nicht genug Zeit haben. Oft werden private Ausgaben wie Handwerkerrechnungen oder medizinische Behandlungskosten nicht berücksichtigt, obwohl sie absetzbar sind.
Hinweis für Kleinunternehmer:innen: Auch als Kleinunternehmer:in musst du eine Steuererklärung abgeben. Die Umsatzsteuervoranmeldung entfällt zwar, aber die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bleibt verpflichtend.
Um diesen manuellen Aufwand möglichst gering zu halten, gibt es mittlerweile viele Softwarelösungen am Markt, die dich dabei unterstützen. So erstellst du beispielsweise mit sevdesk eine EÜR mit wenigen Klicks, vermeidest Fehler und bist auf der sicheren Seite.
Mit einer unvollständigen Steuererklärung verzichtest du auf ein Taschengeld, dass dir im Geschäftsalltag jedoch wirklich weiterhelfen kann. Laut dem Statistischen Bundesamt beträgt die durchschnittliche Steuererstattung etwa 1.063 Euro. Nutze diese Möglichkeit und reiche alle relevanten Belege ein.
Wichtiger Tipp: Überprüfe deinen Steuerbescheid immer genau. Auch Finanzbeamt:innen können Fehler machen. Falls der Bescheid von deinen Erwartungen abweicht, solltest du die Gründe prüfen und gegebenenfalls Einspruch einlegen.
Steuertipp 2: Betriebsausgaben absetzen
Selbstständige haben die Möglichkeit Betriebsausgaben geltend zu machen. Diese sind vergleichbar mit den Werbungskosten die wir als Privatperson in der Einkommensteuer geltend machen können. Daher lohnt es sich finanziell Belege von Ausgaben zu sammeln, auch wenn es lästig ist. Bewahre alle Rechnungen auf, die mit deiner Tätigkeit zu tun haben.
Häufig vergessene Betriebsausgaben:
Betriebliche Nutzung des privaten Telefons, Computers und Internets
Gründungskosten (bis zu ein Jahr vor der Gründung)
Bewirtungskosten (Geschäftsessen)
Nutzung des privaten Fahrzeugs für geschäftliche Fahrten
Weitere absetzbare Ausgaben:
Arbeitsmittel
Hardware
Fortbildungskosten
Häusliches Arbeitszimmer
Geschenke
Tipps zum Vorgehen: Lege dir eine Ordnungsmappe oder einen Pultordner an. Jedem Reiter weist du ein Thema zu (z. B. Auto, EDV, Bewirtungsbelege, Gründungskosten, Geschäftsausstattung). Lege während des Jahres einfach alle anfallenden Rechnungen in die zugehörigen Reiter. Du kannst dann zwischen zwei unterschiedlichen Vorgehen für dich entscheiden: Entweder pflegst du die Belege und Rechnungen, die auch wichtig für deine Buchhaltung als Selbständige:r ist, regelmäßig in eine Buchhaltungssoftware ein und lässt dir für deine Steuererklärung am Jahresende eine EÜR mit wenigen Klicks erstellen oder du übergibst am Jahresende deinem:r Steuerberater:in einfach deine gesammelten Belege.
Steuertipp 3: Arbeitsmittel absetzen
Selbstständige können alle Arbeitsmittel vollständig als Betriebsausgaben absetzen, sofern sie zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden. Dazu zählen:
Büromöbel
Bürobedarf
Bürotechnik
Geräte und Maschinen
Berufsbekleidung
Auch von unterstützenden Arbeitsmittel wie Softwares oder eine Arbeitsplatzbrille sind einmalige oder regelmäßige Kosten abzugsfähig.
Steuertipp 4: Hardware absetzen
Viele Selbstständige benötigen Hardware wie Computer, Drucker und Scanner für ihre Arbeit. Diese können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Die Abschreibung erfolgt in der Regel über drei Jahre. Notebooks und Tablets können als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) im Jahr der Anschaffung komplett als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
Reparaturen oder Nachrüstungen der Hardware können in der Regel sofort als Erhaltungsaufwand abgesetzt werden.
Geräte, die nicht selbstständig nutzbar sind - z.B. eine externe Festplatte, die ohne weitere Geräte wie ein Laptop oder Computer nicht nutzbar sind - können als Sofortaufwand als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Beispiel: Um Ihren Laptop oder PC steuerlich abzusetzen, musst du ihn als Unternehmer:in, Selbstständige:r oder Freiberufler:in mindestens zu 10 % gewerblich nutzen. Nur der Anteil, der diese Grenze überschreitet, ist absetzbar. Geräte, die ausschließlich privat genutzt werden, sind nicht abzugsfähig. Beachte dabei auch indirekte berufliche Aufgaben, die mit der Nutzung des Geräts verbunden sind. Dies schließt Finanzbuchführung, Lohnbuchhaltung und Kundenkommunikation ein. Alle diese Tätigkeiten zählen zur abzugsfähigen Nutzung. Berechne das Verhältnis zwischen gewerblicher und privater Nutzung. Bei 80 % gewerblicher und 20 % privater Nutzung sind beispielsweise 80 % des Kaufpreises absetzbar. Für rein privat genutzte Geräte oder den privaten Anteil gibt es in Deutschland keine Steuererleichterung. Das gilt auch für Zubehör und Software.
Kann die Nutzung nicht nachgewiesen werden, akzeptiert das Finanzamt eine pauschale Aufteilung von 50/50, wobei 50 % der Kosten absetzbar sind.
Steuertipp 5: Fachliteratur und Fortbildungskosten absetzen
Ausgaben für Fachliteratur, Zeitschriften und Fortbildungen sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar, sofern ein beruflicher Bezug erkennbar ist. Normale Tageszeitungen gelten in der Regel nicht als Fachliteratur.
Auch Fortbildungskosten wie Kursgebühren, Lehrgangskosten sowie Fahrt- und Übernachtungskosten können abgesetzt werden, wenn sie einen Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben.
Um Fachliteratur von der Steuer abzusetzen, musst du belegen können, dass du diese für ihre berufliche Tätigkeit verwendest. Dies kannst du mit entsprechenden Rechnungen und Belegen nachweisen. Achte zudem darauf, dass die private Mitbenutzung hierbei allenfalls von höchst untergeordneter Bedeutung sein darf.
Steuertipp 6: Arbeitszimmer absetzen
Kosten für ein angemietetes Büro sind Betriebsausgaben. Bei einem häuslichen Arbeitszimmer können anteilige Kosten für Miete, Reinigung, Wasser, Energie, Versicherungen, Grundbesitzerabgaben, Schuldzinsen, Instandhaltung, Renovierung, Telefon und Internet abgesetzt werden. Dabei muss folgende Definition des Arbeitszimmers beachtet werden: Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum in deiner Wohnung oder deinem Haus, den du zu über 90 Prozent für büromäßige Arbeiten nutzen. Dazu gehören gedankliche, schriftliche, verwaltungstechnische, organisatorische oder künstlerische Tätigkeiten.
Das Arbeitszimmer muss ein abgeschlossener, abgetrennter Raum sein, der durch eine Tür von den Privaträumen getrennt ist. Die Einrichtung sollte sich auf das Notwendige für den beruflichen Zweck beschränken.
Steuertipp 7: Geschenke, Zuwendungen und Provisionen absetzen
Geschenke an Mitarbeiter:innen können als Betriebsausgaben angegeben werden und sind bis zu einem Wert von 40 Euro zu besonderen Anlässen abgabenfrei. Bei Geschenken an Nichtarbeitnehmer:innen gilt eine Grenze von 50 Euro. Alternativ können Unternehmer:innen auch Provisionen für erfolgreiche Geschäftsabschlüsse absetzen.
Auch Firmenfeiern können steuerlich geltend gemacht werden. Pro Mitarbeiter:in gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Jahr. Damit die Teilnahme lohnsteuerfrei bleibt, dürfen die Kosten pro Arbeitnehmer:in die Grenze von 110 Euro nicht überschreiten. Dabei werden die Bruttoausgaben für das Betriebsfest, einschließlich der Umsatzsteuer, als Grundlage genommen. Zu den Kosten gehören unter anderem Speisen und Getränke, Fahrtkosten sowie Ausgaben für Musik und die Veranstaltung selbst. Ab der dritten Betriebsveranstaltung gilt der Kostenanteil für die Teilnahme als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
Steuertipp 8: Spenden und Sponsoring absetzen
Selbstständige können Spenden an gemeinnützige Organisationen als Sonderausgaben absetzen. Sponsoring-Ausgaben, die den Bekanntheitsgrad oder das Ansehen des Unternehmens fördern, können als Betriebsausgaben angegeben werden, sofern ein wirtschaftlicher Vorteil nachweisbar ist. Spenden bis zu 300 Euro kannst du beim Finanzamt ohne Spendenquittung einreichen. Bei Spenden ab 300 Euro ist eine Spendenbescheinigung des Spendenempfängers oder Spendenempfängerin erforderlich. Spenden können bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte als Sonderausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Der Gesamtbetrag der Einkünfte ist eine steuerlich relevante Summe in der Einkommensteuererklärung.
Steuertipp 9: Versicherungen von der Steuer absetzen
Versicherungen, die mit dem Betrieb zusammenhängen, wie Betriebshaftpflicht- oder Betriebsunterbrechungsversicherungen, können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Auch private Versicherungen wie Kranken- und Pflegeversicherung, Rentenversicherungen, private Haftpflichtversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung, Krankentagegeldversicherung, Lebensversicherung und Unfallversicherung sind in der Einkommensteuererklärung absetzbar.
Wichtiger Tipp: Alle privaten Versicherungen setzt du am besten in der Einkommenssteuererklärung ab. Verzichte am besten darauf, private Versicherungen als Betriebsausgabe geltend zu machen.
Steuertipp 10: Abschreibungen nutzen
Anlagegüter, also langfristig genutzte Betriebsmittel, mindern die Steuerlast nicht sofort bei der Anschaffung. Stattdessen werden diese Güter über ihre Nutzungsdauer hinweg abgeschrieben. Abschreibungen verteilen die Anschaffungskosten (Bemessungsgrundlage) über die gesamte Nutzungszeit, wodurch sie sich gewinn- und steuermindernd auswirken. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro können im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden.
Für das Wirtschaftsjahr 2024 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit geschaffen, die degressive Abschreibung für Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. März 2024 und vor dem 01.01.2025 angeschafft wurden, zu nutzen. Sollte diese steuerliche Regelung für dich in Frage kommen, so informiere dich bezüglich der weiteren Voraussetzungen bei deinem Steuerexperten oder deiner Steuerexpertin.
Steuertipp 11: Investitionsabzugsbetrag nutzen
Für geplante Investitionen in den nächsten drei Jahren kann ein Investitionsabzug von 50 Prozent der geplanten Kosten in der Gewinnermittlung geltend gemacht werden. Die Voraussetzung sind je nach Unternehmen unterschiedlich und im § 7g EStG geregelt. Ob du einen Investitionsabzugsbetrag beanspruchen kannst, ist unter anderem abhängig von deiner Investitionssumme, dem Jahresgewinn und der prozentualen betrieblichen Nutzung der Investition. Jedoch müssen für den Investitionsabzugsbetrag bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, um diesen in Anspruch nehmen zu können. Für Personen, die diese Option in Betracht ziehen und ihren Gewinn über eine EÜR ermitteln, darf der Jahresgewinn vor Abzug des Investitionsbetrag nicht über 100.000 Euro liegen. Es gibt weitere Voraussetzungen für Bilanzierende, Geschäftsführende oder Betriebe der Land- und Forstwirtschaft.
Wichtiger Tipp: Mache dich nochmal genau mit den Voraussetzungen bekannt.
Steuertipp 12: Steuerberaterkosten absetzen
Kosten für eine:n Steuerberater:in können vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Auch Kosten für Fachliteratur, Steuersoftware und Fahrtkosten fallen darunter. Private Steuererklärungskosten sind nur teilweise absetzbar, sofern sie Mischkosten darstellen.
Steuertipp 13: Fahrtkosten und Firmenwagen absetzen
Geschäftliche Fahrten mit dem privaten PKW können mit 0,30 Euro je Kilometer abgesetzt werden. Bei Firmenwagen, die zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden, können alle Kosten voll abgesetzt werden. Wenn du den PKW sowohl betrieblich als auch privat nutzen möchtest, kannst du die 1-Prozent-Regelung oder die Fahrtenbuchmethode wählen.
Bei der 1-Prozent-Regelung muss jeden Monat 1% des Bruttolistenpreises des PKW's, für die Privat-Nutzung versteuert werden. Hierbei muss für einen prozentualen Anteil Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Die Fahrtenbuchmethode ist im Gegensatz dazu genauer, aber auch deutlich aufwändiger, da du pro getätigter Fahrt den Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, Reiseziel und -zweck, aufgesuchte Geschäftspartner:innen und Datum dokumentieren musst.
Elektroautos, die ab dem 18. Mai 2011 erstmals zugelassen wurden, sind für zehn Jahre von der Kfz-Steuer befreit. Diese Befreiung endet jedoch spätestens am 31. Dezember 2030. Diese Sonderregelung gilt auch für umgerüstete Fahrzeuge, die ab dem 18. Mai 2016 emissionsfrei fahren. Hybridfahrzeuge sind von dieser Regelung ausgeschlossen. Nach Ablauf der zehn Jahre wird die Kfz-Steuer für Elektroautos nach ihrem Gesamtgewicht berechnet, wobei nur die Hälfte der regulären Steuer anfällt.
Steuertipp 14: Die richtige Rechtsform wählen
Die Wahl der richtigen Rechtsform kann erhebliche Auswirkungen auf die Steuerlast haben. Ab größeren Gewinnen kann der Wechsel zur GmbH steuerlich günstiger sein.
Fazit
Steuern sparen als Selbstständige:r muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Herangehensweise und den passenden Werkzeugen kannst du deine Steuerlast erheblich senken und gleichzeitig deine finanzielle Situation optimieren. Nutze diese Steuertipps, um alle möglichen Abzüge in deiner Steuererklärung geltend zu machen und so das Maximum aus deinen Finanzen herauszuholen. Mit einer sorgfältigen Dokumentation und der Unterstützung durch geeignete Softwarelösungen behältst du den Überblick und kannst entspannt in die nächste Steuererklärung gehen.
Starte jetzt und setze die Tipps um, viel Erfolg!
Von Philipp Faulhaber
Tax Consultant - BuHa + DATEV Experte bei sevdesk
Comments