Rechnung schreiben: Wie schreibe ich eine Rechnung?

Ob du einen Online-Shop erstellen oder als Freiberufler:in eine Dienstleistung anbieten willst – Rechnungen zu schreiben, ist ein wichtiger Teil deines Arbeitsalltags bei der Umsetzung deiner Geschäftsidee, denn ohne Rechnung erhältst du in der Regel auch kein Geld.

Das gilt insbesondere dann, wenn du ein Geschäft im E-Commerce aufbauen und Produkte verkaufen willst.

Hier erfährst du, wie du als (Klein-)Unternehmer:in, Freiberufler:in, Privatperson und Gewerbetreibende:r eine Rechnung schreibst und welche 7 Fehler du unbedingt vermeiden solltest. Außerdem haben wir einen Tipp für dich, wie du Rechnungen einfacher und schneller schreibst. Lies also weiter, um alles zu erfahren, was du zum Thema Rechnung schreiben wissen musst.

Pflichtangaben in einer Rechnung: Diese Angaben dürfen in deiner Rechnung nicht fehlen

Der Paragraph 14 des UStG schreibt vor, dass eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten muss. Wenn du also eine Rechnung schreibst, dürfen folgende Angaben nicht fehlen:

• Deine Anschrift und der Unternehmensname sowie die Anschrift deiner Kund:innen
  

• Deine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
  

• Rechnungsdatum, auch Ausstellungsdatum genannt: Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst
  

• Das Lieferdatum bzw. das Leistungsdatum, wenn es sich um eine Dienstleistung handelt
  

• Die fortlaufende und einzigartige Rechnungsnummer: Deine Rechnungsnummern dürfen also weder doppelt vorkommen noch darfst du Nummern überspringen
  

• Art und Menge des gelieferten Produkts bzw. Umfang/Dauer der erbrachten Dienstleistung
  

• Preis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer-Satz und Umsatzsteuer-Betrag)

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer:in: Das ist der Unterschied

Wenn du ein Kleinunternehmen führst, profitierst du von einem geringeren Verwaltungsaufwand. Dazu gehört, dass du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichten musst. Das bedeutet im Umkehrschluss jedoch, dass du auch keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen darfst. 

Deine ausgestellten Rechnungen sind also immer umsatzsteuerfrei. Stattdessen musst du auf deinen Rechnungen einen Zusatz anbringen, der auf die Kleinunternehmerregelung hinweist. Dieser kann zum Beispiel so aussehen:

• Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung
  

• Umsatzsteuerfrei gemäß 19 UStG
  

• Aufgrund 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet

Lesetipp: Was ist E-Commerce?

Was ist Umsatzsteuer?

Du hast sicherlich schon einmal von Umsatzsteuer gehört, aber was genau verbirgt sich dahinter? Die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer (MwSt.) genannt, ist eine Verbrauchssteuer, die auf den Umsatz von Waren und Dienstleistungen erhoben wird.

In Deutschland beträgt der aktuelle Steuersatz bei den meisten Produkten und Dienstleistungen 19%, es gibt jedoch auch Produkte, die zum ermäßigten Steuersatz von 7% besteuert werden. Die Umsatzsteuer muss vom Unternehmen, das die Waren oder Dienstleistungen verkauft hat, an das Finanzamt abgeführt werden. Für Unternehmer:innen ist die Umsatzsteuer ein wichtiger Bestandteil ihres Geschäftsmodells und sollte sorgfältig geplant und durchgerechnet werden.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht es bestimmten Unternehmen, von der Umsatzsteuer befreit zu werden oder eine vereinfachte Besteuerung anzuwenden. Wenn dein Jahresumsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro lag und voraussichtlich in diesem Jahr nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird, bist du ein Kleinunternehmer.

Profitiere von Steuererleichterungen und einer vereinfachten Buchführung. Start-ups und Freiberufler können von dieser Regelung besonders profitieren und einen leichteren Einstieg in die Selbstständigkeit finden. Beachte jedoch, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen oder Vorsteuer abziehen darfst. Entscheide anhand deiner individuellen Geschäftssituation, ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt.

Rechnung schreiben als Freiberufler:in: Wie unterscheidet sich die Rechnung von anderen?

Bist du freiberuflich tätig, unterscheidet sich deine Rechnung nicht wesentlich von der anderer Unternehmen. Folgende Angaben muss deine Rechnung enthalten:

• Deine Adresse und Steuernummer
  

• Name und Adresse deines Kunden bzw. deiner Kundin
  

• Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer
  

• Erbrachte Dienstleistung
  

• Art, wie die Dienstleistung abgerechnet wird (z. B. Stunde, Wort, Pauschal)
  

• Zeitraum der Leistungserbringung
  

• Preis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer-Satz und Umsatzsteuer-Betrag)
  

• Rechnungsdatum

Wie du siehst, handelt es sich hierbei um die gleichen Pflichtangaben, wie bereits oben beschrieben.

Die einzige Frage, die sich darüber hinaus für dich als Freiberufler:in stellt, ist: Bist du Kleinunternehmer:in oder nicht?

Wie bereits erwähnt, trifft dies dann auf dich zu, wenn dein Umsatz im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen hat und du im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz machen wirst.

Bist du kein:e Kleinunternehmer:in, schreibst du deine Rechnung mit den oben genannten Pflichtangaben. 

Bist du Kleinunternehmer:in, weist du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer aus und fügst eine Klausel hinzu, die darauf hinweist, dass du aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausweist.

Lesetipp: So funktioniert deine Preiskalkulation

Rechnungen ohne Gewerbe schreiben: Das musst du als Privatperson beachten

Um eine Rechnung schreiben zu können, musst du kein Gewerbe haben. Freiberufler:innen wie Künstler:innen, Übersetzer:innen, Anwält:innen oder Ärzt:innen zum Beispiel sind nicht gewerbetreibend und stellen trotzdem Rechnungen aus. 

Wie sieht es aber als Privatperson aus? Auch wenn du privat Dinge verkaufst, musst du eine Rechnung ausstellen, wenn der:die Käufer:in eine Quittung verlangt. 

Folgende Angaben solltest du bei einer Privatrechnung angeben:

• Deinen vollständigen Namen
  

• Die vollständige Adresse deines Kunden bzw. deiner Kundin
  

• Das Datum der Rechnungsstellung
  

• Die Bezeichnung der verkauften Ware
  

• Die Menge bzw. Umfang der Dienstleistung
  

• Den Hinweis, dass es sich um einen Privatkauf handelt

Als Privatperson brauchst du keine Rechnungsnummer und auch keine Steuernummer. Schließlich erhebst du als Privatperson keine Steuern. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es außerdem besser, eine Privatrechnung lieber „Quittung” statt „Rechnung” zu nennen. 

Wie unterscheidet sich ein Privatverkauf von einer gewerblichen Tätigkeit? Eine gewerbliche Tätigkeit ist dadurch definiert, dass sie wiederkehrend stattfindet. Wenn du also nur unregelmäßig Dinge verkaufst, handelt es sich um Privatverkäufe. Die Rechnungshöhe spielt dabei keine Rolle. Selbst wenn du dein Auto für 20.000 Euro verkaufst, gilt dies als Privatverkauf, wenn dies ein einmaliges Ereignis ist.

Doch Achtung: Steuerfrei sind Privatverkäufe nur bis zu 600 Euro im Jahr. Bei höheren Beträgen musst du Einkommenssteuer zahlen. Wenn du in regelmäßigen Abständen verkaufst oder professioneller Online-Händler bist, ist es ratsam, sich über die steuerlichen Auswirkungen zu informieren. Hierbei hilft dir das Finanzamt oder auch ein Steuerberater. Beachtest du diese Regelung, steht deinem erfolgreichen Verkauf nichts mehr im Wege.

Du bist bereit für deinen Online-Shop, doch einige rechtliche Fragen sind noch offen? In diesem Artikel erhältst du Expertentipps zu den Pflichtangaben in deinem Onlineshop-Impressum.

Eine GbR-Rechnung schreiben: Diese vier Besonderheiten gibt es zu beachten

Wenn dein Unternehmen eine Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) ist, musst du auf deinen Rechnungen grundsätzlich die gleichen Pflichtangaben machen, die für alle Rechnungen gelten. Noch einmal zusammengefasst sind das also:

• Deine Adresse und die Adresse des Rechnungsempfängers
  

• Das Rechnungsdatum
  

• Die fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
  

• Die verkauften Produkte bzw. erbrachten Dienstleistungen
  

• Das Lieferdatum bzw. Den Lieferzeitraum
  

• Den Preis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer-Satz und Umsatzsteuer-Betrag)

Folgende vier Besonderheiten gibt es zu beachten, wenn du als GbR eine Rechnung ausstellst

• Die Steuernummer der GbR bei Freiberufler:innen: Auch wenn ihr euch als Freiberufler:innen zusammenschließt, als GbR erhaltet ihr vom Finanzamt eine gemeinsame Steuernummer. Stellt ihr also Rechnungen im Namen der GbR aus, müsst ihr die gemeinsame Steuernummer der GbR angeben.
  

• Die Steuernummer der GbR bei Gewerbetreibenden: Meldet ihr ein Gewerbe an, kommt die Steuernummer auf die Rechnung, die euch das Finanzamt für eure GbR mitteilt.
  

• Die Kleinunternehmerregelung: Auch als GbR könnt ihr von der Kleinunternehmerreglung Gebrauch machen; in diesem Fall darf auf der Rechnung der Hinweis auf das Kleinunternehmen nicht fehlen.
  

• Die Bezeichnung: Die Bezeichnung „GbR” muss auf der Rechnung nicht unbedingt enthalten sein. Die ausgeschriebenen Namen der Gesellschafter:innen hingegen müssen in der Unternehmensadresse enthalten sein. Dies wird gemacht, damit nicht der Eindruck entsteht, das Unternehmen sei im Handelsregister eingetragen.

Rechnungsdesign: Wie gestalte ich eine Rechnung?

Bei deiner Rechnung kommt es nicht nur auf den Inhalt an, sondern auch darauf, wie deine Rechnung aussieht. Denn das Rechnungsdesign trägt ebenso zur Marke deines Unternehmens bei. So darf dein Logo beispielsweise auf der Rechnung nicht fehlen, weil es ein wichtiges Wiedererkennungsmerkmal ist.

Wie frei du in der Rechnungsgestaltung bist, hängt von der Branche ab, in der du tätig bist. Im künstlerischen Bereich etwa macht ein kreatives Rechnungsdesign einen besseren Eindruck als im juristischen und wirtschaftlichen Bereich.

Denn das ist ein weiterer wichtiger Punkt: Deine Rechnung sollte seriös aussehen. Was allerdings als seriös wahrgenommen wird, ist von Branche zu Branche unterschiedlich. 

Im Allgemeinen solltest du auf folgende Gestaltungselemente verzichten, weil diese deine Rechnung unseriös erscheinen lassen:

• Auffällige Verzierungen

• Übergroße Schrift

• Zu viele Farben

• Keine klare Struktur

Am besten ist es fast immer, dein Rechnungsdesign so schlicht wie möglich zu halten. So finden deine Kund:innen direkt die wesentlichen Informationen und du hinterlässt einen seriösen Eindruck.

7 Fehler, die du beim Schreiben einer Rechnung vermeiden solltest

Ein unseriöses Rechnungsdesign macht keinen guten Eindruck und ist ärgerlich, aber es ist kein rechtliches Problem. Anders sieht es aus, wenn du in deinen Rechnungen inhaltliche Fehler machst. Diese wirken nicht nur unseriös, sondern können für dich auch Ärger mit deinen Kund:innen und den Behörden bedeuten. Achte deshalb beim Schreiben einer Rechnung darauf, die folgende Fehler zu vermeiden:

• Versendete Rechnung korrigieren: Du hast die Rechnung bereits an deine Kund:innen geschickt und erst dann fällt dir ein Fehler auf? Versendete Rechnungen dürfen nicht korrigiert werden, du musst sie als ungültig erklären und eine neue Rechnung schreiben.
  

• Rechnung ohne schriftliche Kommunikation an Kund:innen stornieren: Wenn du eine Rechnung stornieren musst, solltest du das deinen Kund:innen immer schriftlich mitteilen. Bei einer Steuerprüfung kann ansonsten der Verdacht der Scheinrechnung oder gar des Betrugs aufkommen.
  

• Fehlende fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eindeutig identifizierbar sein, das soll die fortlaufende Rechnungsnummer garantieren.

• Fehlendes Rechnungsdatum: Wann die Rechnung ausgestellt wurde, muss zwingend auf der Rechnung vermerkt werden. Ansonsten kannst du auch hier rechtliche Schwierigkeiten bekommen.
  

• Fehlende oder falsche Umsatzsteuer: Bist du kein:e Kleinunternehmer:in, musst du die Umsatzsteuer berechnen und aufführen. Bist du Kleinunternehmer:in, darfst du die Umsatzsteuer hingegen weder berechnen noch aufführen.
  

• Fehlende:r Rechnungssteller:in und/oder Rechnungsempfänger:in: Tatsächlich kommt es immer wieder vor, dass Rechnungen ohne Rechnungsersteller:in oder Rechnungsempfänger:in ausgestellt werden. Stelle also sicher, dass sowohl deine Adresse als auch die Adresse des Rechnungsempfängers auf der Rechnung stehen.
  

• Fehlender Zeitraum für die erbrachte Leistung: Bei Dienstleistungen ist es Pflicht, den Leistungszeitraum anzugeben. Fehlt dieser, kann die Rechnung von deinen Kund:innen angefochten werden.
  

Zusammengefasst machst du also keine Fehler, wenn du dich an die Pflichtangaben des Paragraphen 14 des UStG hältst, sowie wenn du eine bereits versendete Rechnung nicht korrigierst, ohne eine neue auszustellen.

Rechnungen mit einer Rechnungsvorlage schreiben

Damit du, wenn du eine Rechnung schreibst,  nicht immer eine Checkliste zur Hand haben musst, um dabei keine Fehler zu machen, gibt es eine einfache Lösung: eine Rechnungsvorlage.

Eine Rechnungsvorlage spart dir viel Zeit, weil du nur die Rechnungsdaten auszutauschen brauchst. Da bereits alle benötigten Angaben aufgeführt sind, vermeidest du damit auch, eine der Pflichtangaben zu vergessen. 

Du kannst deine Rechnungsvorlage auch selbst erstellen, beispielsweise in Word. Alternativ findest du auch im Internet zahlreiche Rechnungsvorlagen zum Herunterladen.

Allerdings bergen Vorlagen die Gefahr, dass du vergisst, eine Information anzupassen und dann zum Beispiel das Datum, der Rechnungsbetrag oder die angegebenen Artikel falsch sind. Daher empfehlen wir dir, jede geschriebene Rechnung vor dem Versenden zu kontrollieren.

Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Eine bessere Alternative zu Rechnungsvorlagen sind Rechnungsprogramme. Ein Rechnungsprogramm ist eine Software, mit der du Rechnungen erstellen, Kundendaten verwalten und den Zahlungsstatus überwachen kannst.

Der große Vorteil von Rechnungsprogrammen ist, dass du keine Pflichtangabe vergessen kannst. Denn das Programm verlangt für alle Pflichtangaben eine Eingabe von dir, ansonsten erstellt es keine Rechnung. Im Gegensatz zu einer Rechnungsvorlage kann es dir außerdem nicht passieren, dass du aus Versehen „alte” Daten übernimmst, denn sobald du eine neue Rechnung erstellen willst, hast du leere Felder vor dir, die eine Eingabe erfordern.

Mit einem Rechnungsprogramm schreibst du Rechnungen also schneller und einfacher und du behältst immer den Überblick. Denn sogar um fortlaufende Rechnungsnummern brauchst du dir keine Gedanken mehr zu machen – auch das regelt das Rechnungsprogramm für dich.

Mit Wix Invoices erstellst du innerhalb weniger Minuten eine professionelle Rechnung. Außerdem kannst du Zahlungen verfolgen, sichere Zahlungsmethoden für deine Kund:innen einrichten und Zahlungen über dein Wix-Konto entgegennehmen. Wix Invoices ist deine Lösung für eine professionelle Rechnungsverwaltung und -erstellung.

Falsche Rechnung verschickt? So gehst du bei der Rechnungskorrektur vor

Sobald du eine Rechnung an deine Kund:innen verschickt hast, kannst du diese nicht mehr einfach korrigieren. Deshalb ist es wichtig, dass du die Rechnung im Voraus gründlich überprüfst.

Hast du sie jedoch schon verschickt und dir fällt erst dann ein Fehler auf, gibt es zwei Szenarien:

1. Die Rechnung ist noch nicht bezahlt

2. Die Rechnung wurde schon bezahlt

Im ersten Fall solltest du so schnell wie möglich mit dem Kunden bzw. der Kundin Kontakt aufnehmen und ihn/sie darüber informieren, dass die Rechnung einen Fehler enthält. Da du die Rechnung allerdings schon verschickt hast, reicht es nicht, diese einfach zu korrigieren. Du musst sie als ungültig markieren und eine neue Rechnung erstellen. Diese schickst du dann an deinen Kunden bzw. deine Kundin.

Es ist wichtig, dass du deine Kund:innen schriftlich darüber informierst, dass die zuvor gesendete Rechnung ungültig ist, insbesondere, wenn der Rechnungsbetrag angepasst werden muss. Bei einer Steuerprüfung könnte dir ansonsten eine Scheinrechnung oder gar Betrug unterstellt werden.

Tritt Fall zwei ein und die Rechnung wurde bereits gezahlt, musst du zuerst eine Stornorechnung erstellen, ehe du eine neue Rechnung erstellen kannst. Auch hier ist es wichtig, dass du deinem Kunden bzw. deiner Kundin den Fehler kommunizierst und schriftlich mitteilst, dass die zuvor gesendete Rechnung storniert werden muss.

Eine Rechnung richtig versenden

Die Rechnung ist nun erstellt, aber wie versendest du sie rechtskonform und sicher an deine Kund:innen? Tatsächlich gibt es hierzu keine rechtliche Regelung. In der Praxis werden Rechnungen häufig per E-Mail verschickt.

Verschickst du eine Rechnung per Mail, solltest du darauf achten, sie in einem unveränderlichen Dateiformat zu verschicken, beispielsweise in einer PDF-Datei. Veränderliche Dateiformate wie Word- oder Excel-Dateien eignen sich nicht für eine Rechnung. 

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Alexandra Eger

Blog Growth Managerin